Uit Ruimtewijzer 2015-3
Ben jij het ook zat, overal die stapels en stapeltjes op je werkkamer en thuis? Hier ter inspiratie ZEVEN STAPPEN om het STAPELEN te STOPPEN.
- STAP 1
Zorg voor een goed, handig en voor jou logisch BEWAARSYSTEEM. Heb je dat niet, dan wordt het erg lastig en het ontstaan van stapels is dan bijna onvermijdelijk. Ik ga er in dit artikel vanuit dat je dat al hebt, zo'n handig, goed werkend administratiesysteem.
Heb jij dat (nog) niet ? Zou je dat wel graag willen? Doe dan mee aan de eerstvolgende Actieve Administratie Uitdaging in maart. De bedoeling is om deze uitdaging toch nog een keer te herhalen. Dat was ik niet van plan, maar omdat het zo'n succes was en de deelnemers er echt blij van werden, heb ik mijn besluit herzien.
Dat gun ik jou ook: blij worden van je administratie, in plaats van dat die je buikpijn en stress geeft. Meld je dan nu vast aan. Vroege vogels en snelle beslissers kunnen altijd rekenen op een voordeeltje! Je kunt hier ook nog alle informatie eens rustig doorlezen.
- STAP 2
Zorg voor een fijne plek om je administratie te doen. Kies daarvoor een prettige plek met goed licht. Zeker als het niet echt je hobby is, is het belangrijk dat de plek waar je je administratie gaat doen een beetje aantrekkelijk is. Als het enigszins kan, gebruik dan ook niet je huiskamer of keuken hiervoor, zodat je eventueel je papieren een keertje kunt laten liggen als je nog niet klaar bent. Een apart bureautje, of een werkblad (bijvoorbeeld aan de muur) is ideaal.
- STAP 3
Zorg voor goed werkmateriaal dat prettig werkt. Wat heb je nodig, naast een goede werkplek? Je hebt in ieder geval nodig:
- een leeg werkblad
- opbergruimte en -materialen
- een goede stoel
- een computer
- een printer/copier
- een telefoon
- een doos voor oud papier (min. A4-formaat)
- een prullenbakje
- werkgereedschap
- een goede agenda
- adressenbestand
- STAP 4
Bepaal een VAST tijdstip van de dag, of van de week waarop je de post gaat behandelen, afhankelijk van de hoeveelheid post die er binnenkomt. Veel? Dan elke dag. Weinig? Dan een of twee keer per week. Handige tijdstippen zijn bijvoorbeeld na het avondeten, na het nieuws of 's ochtends heel vroeg.
- STAP 5
Neem er een kwartiertje voor (timer!!) waarin je de post van die dag opent en doorleest. Ga er echt even bij zitten en lees elke brief met aandacht en gebruik markeerstiften. Dat scheelt je tijd, al lijkt dat niet zo. Met elk papier doe je na lezing direct één van de volgende vier dingen:
- STAP 6
Maak een keuze uit de volgende manieren om je post te EREN:
- ReagEREN en KopiËREN: je doet wat er van je gevraagd wordt, of je protesteert! Maak een kopie van alles wat je opstuurt naar instanties en bewaar die kopieën in een apart bakje “afwachten” tot je een reactie hebt van die instantie. Dan kan het in de ordner.
- DelegEREN: je geeft het door aan een ander als het post is die niet jou betreft.
- MarkEREN en ArchivEREN: je stopt wat je wilt bewaren, ná het markeren van (o.a.) de datum en het onderwerp in de juiste ordner of hangmap. Zorg voor een geschikt opbergsysteem. Het handigste zijn dus ordners met scheidingsstroken. Of je doet de papieren in een bakje In, om ze later af te handelen, omdat het meer tijd kost dan je op dat moment hebt.
ADVIES: leg niets ‘ even’ weg om later te beslissen!!! Dat is namelijk het begin van een irritante stapel. Onthoud: “Doe het NU!” Zorg er zoveel mogelijk voor dat je ieder papier maar één keer hoeft te lezen!
- LiquidEREN: Je doet het papier bij het oud papier. Doe alle enveloppen meteen bij het oud papier. Zorg daarom dat er altijd een doos voor oud papier naast je administratieplek staat.
- ReagEREN en KopiËREN: je doet wat er van je gevraagd wordt, of je protesteert! Maak een kopie van alles wat je opstuurt naar instanties en bewaar die kopieën in een apart bakje “afwachten” tot je een reactie hebt van die instantie. Dan kan het in de ordner.
- STAP 7
Alles waardEREN wat je gedaan hebt, ook al is het maar één brief die je hebt afgehandeld! ZELFWAARDERING is de benzine voor de opruimmotor. Zorg dat je die motor draaiende houdt met déze benzine!
Nog wat ALGEMENE ADMINISTRATIE tips:
Heel handig is internet bankieren op de pc of via je mobiel. Hiermee kun je al ver van te voren betalingen opgeven, zodat ze precies op de dag die jij wilt, worden afgeschreven. Je hoeft er dan niet zelf meer aan te denken en dat geeft ruimte in je hoofd.
Automatiseer zoveel mogelijk betalingen. Geef instanties een incassomachtiging. Maak wel een lijst van alle machtigingen die je hebt gegeven. Vaak krijg je dan ook nog korting en je hoeft niet bang te zijn dat je een betaling vergeet en daardoor incassokosten moet betalen. Je hebt altijd 30 dagen de tijd om iets terug te boeken als je het er niet mee eens bent.
Bewaar je bonnetjes van het pinnen en de geldautomaat? Leg ze dan op een vaste plek in je bureaula of in een bakje, tot ze afgeschreven zijn. Daarna kun je ze bij het oud papier doen. (Ja, ook die kleine papiertjes graag bij het oud papier!)
Strookjes van acceptgiro's hebben geen enkel bewaarnut voor de belastingen! Je kunt ze bewaren (hoeft niet) tot het bedrag is afgeschreven. Gooi ze in elk geval weg zodra de betaling op je afschrift staat.
Gebruik geen of zo weinig mogelijk showtassen! Dat zijn van die doorzichtige mapjes met multogaatjes, alleen open aan de bovenkant. Ze maken je administratie onnodig dik en zijn erg onhandig, zeker als je meerdere papieren bij elkaar erin doet.
Je kunt er dan niet meer in bladeren en je kunt de papieren die erin zitten niet snel meer terugvinden. Ze zijn alleen handig voor papieren die echt niet mogen beschadigen en waar je dus geen gaatjes in wilt, zoals diploma's.
Koop een brandwerend koffertje voor papieren die heel belangrijk zijn. Normaal zijn ze rond de vijftig euro, maar de bouwmarkten hebben ze regelmatig in de aanbieding voor ongeveer dertig euro. Heel handig en praktisch! Er zijn ook speciale koffertjes voor digitaal materiaal, maar die vind je wel alleen bij speciaalzaken.
Er valt nog heel veel meer te zeggen over alles wat ik genoemd heb, maar dan wordt deze Ruimtewijzer veel te lang. Daarom heb ik mezelf beperkt. Heb je VRAGEN of opmerkingen over iets uit dit artikel? Stel ze dan liefst onder deze tekst op mijn weblog op www.ruimtewijzer.nl. Dan antwoord ik er daar op en zo heeft iedereen er iets aan. Privé reageren mag natuurlijk ook.
Hartelijke groet,
PS. De start van de Actieve Administratie Uitdaging heb ik voorlopig vast gesteld op donderdag 19 maart 2015. Die dag start hij digitaal, via de mail dus. De PRAKTIJKDAG wordt dan gegeven op vrijdag 27 maart 2015 in HAARLEM in zaaltje Merlijn. Einddatum is 8 april 2015.
Klaar voor de Kerst