Uit Ruimtewijzer 27
"Vandaag ga ik mijn bureaula nu eindelijk eens opruimen.
Ik erger me er al maanden aan dat alles door elkaar ligt en ik kan niets vinden. Ik ben het echt zat!" Dit bedacht Trees toen ze op een mooie ochtend wakker werd. Ze had er zelfs al een beetje zin in, terwijl opruimen echt niet haar favoriete bezigheid was.
Welgemoed ging zij op weg naar haar werk. In de hal kwam ze Anne tegen. "Heb je het al gehoord? Marijke gaat weg. Ze schijnt promotie te kunnen maken bij Bv Beteraf." Trees is verbijsterd. Marijke weg? Jammer, maar hé, dat biedt ook extra kansen..! Zij had altijd al graag afdelingshoofd willen worden. Haar hersenen werkten koortsachtig. Hoe pak ik dit slim aan?
De bureaula is totaal vergeten. Pas als ze in de bureaula naar een blocnote zoekt, denkt ze er weer aan. Oh ja, die zou ze opruimen... Nou, morgen dan maar, dit gaat voor. De volgende dag is al half om voor Trees weer aan haar bureaula denkt. Oh ja, de bureaula! Na de lunch dan maar...
Na de lunch, net als ze aan de la wil gaan beginnen, komt haar collega Anne binnen. "Trees, spoedoverleg! Kom je meteen mee?" Nou ja, morgen dan maar. Die bureaula loopt niet weg. De volgende dag........ Tja, je begrijpt het zeker al...
Wéér geen bureaula, terwijl Trees toch echt gemotiveerd was en is.
Zo kan dat dagen, weken, maanden en soms zelfs jaren doorgaan. Al die tijd zit de bureaula Trees op haar nek. Minstens vijf keer per week denkt ze eraan: oh ja, de bureaula! En het schuldgevoel groeit, elke keer opnieuw als 't weer niet lukt die la op te ruimen.
Iedereen kent deze situaties waarin je zo welgemeend van plan was iets te doen: afspreken met je vriendin, je kleren uitzoeken en wat je nooit draagt of wat niet meer past er tussenuit halen, iets leuks doen met je kinderen...
De meeste mensen voelen zich hier bepaald niet fijn bij en verlangen ernaar wél aan die dingen toe te komen. Maar ja, hoe speel je dat klaar? Is daar een goede oplossing voor?
Ja, dat is er. Die oplossing is.....Plannen!
Misschien geloof je niet dat plannen kan werken. Trees had toch ook gepland dat ze die la ging opruimen? Nou nee, plannen is iets anders dan 'van plan zijn'!
Wat is plannen eigenlijk?
Je kunt verschillende definities geven van het woord plannen. Ik gebruik de volgende omschrijvingen:
Plannen is: je plannen een definitief plekje geven in de tijd. Zoals je de suikerpot niet 'misschien' in het keukenkastje zet, maar definitief beslist dat het keukenkastje de ideale plaats is voor de suikerpot op dit moment, zo bepaal je ook de ideale, meest geschikte plek in de tijd voor de actie waar je alsmaar niet aan toe komt. 'Definitief' in relatieve zin. Daar kom ik nog op terug.
Plannen is ook: een voorschotje nemen op de toekomst.
Je gaat nadenken over hoe je de komende tijd zult gaan indelen. Dan hoef je er, als de tijd daar is, niet meer over na te denken. Op deze manier zorg je ervoor dat er tijd wordt vrijgehouden voor wat je nu bedacht hebt dat belangrijk is.
Voorbeeld:
Je zet van een taart vast een stuk weg, omdat je weet dat je zoon die nu aan het werk is er ook graag een stuk van wil. Doe je dat niet, dan is de taart waarschijnlijk op als zoonlief thuis komt. Zo gaat het ook met de tijd.
Plannen is zorgen voor een goede verdeling van de tijd die je tot je beschikking hebt. Iedereen heeft 24 uur per dag tot zijn beschikking en je maakt daarin keuzes. Je kiest wat je wel en niet belangrijk vindt en dat doe je.
Wanneer plan je eigenlijk?
- Plannen doe je voor incidentele acties die belangrijk voor je zijn. Het stuk taart voor je zoon vind je belangrijk, daarom houd je het apart, zodat niet alles op is als hij thuis komt. Tijd vrijmaken voor een grote opruimklus doe je om dat je het belangrijk vindt om uit de rommel te komen.
- Plannen kun je ook doen voor steeds terugkerende acties zodat die wel allemaal aan bod komen en je niet steeds opnieuw hoeft te verzinnen wanneer je ze zult gaan doen. Ze kunnen dan tijdbesparende routines worden.
- Denk bijvoorbeeld aan het al oude weekschema voor het huishouden: maandag wasdag, dinsdag strijken, woensdag gehaktdag, zaterdag de boodschappen enz.
Routines maken je leven simpeler, maar soms ook saaier.
Ik denk dat je de mate van planning het beste kunt aanpassen aan je behoefte aan een minder, of juist meer gestructureerd leven.
Nieuwe routines aanleren kost ook tijd. Hoeveel tijd, daar lopen de meningen over uiteen, maar toch zeker een paar weken. Dus wil je een bepaalde routine aanleren, zoals elke dag even opruimen voor je naar bed gaat? Geef het niet te snel op en besef dat je elk moment opnieuw kunt beginnen als je je er even niet aan hebt gehouden.
Het is een bekend feit dat structuur rust geeft
Bij mensen die ontregeld zijn bijv. door drugsgebruik, of die er door andere psychische ellende beroerd aan toe zijn, beginnen ze vaak als therapie met het terugbrengen van structuur in de vorm van een dagritme. Op vaste tijden eten, slapen, wassen en ontspannen. Het bekende Rust, Reinheid en Regelmaat.
Ook in de natuur zie je allerlei ritmische structuren waardoor een natuurlijke ordening ontstaat. Van al maar onverwachte activiteiten, word je meestal rusteloos en moe, maar van overgeorganiseerd kun je ook weer flink ongelukkig worden.
Ook hier geldt weer dat je balans moet vinden en wel je éigen balans. Het kenmerk van een balans is dat hij beweeglijk is en niet statisch. Dus geef jezelf ook de ruimte om af en toe even door te slaan. Dat hoort erbij en betekent niet dat je niet consequent genoeg bent.
Hardnekkige misverstanden over plannen
- Plannen dwingt je in een keurslijf, maar in feite geeft plannen vrijheid! Doordat je weet dat je op een bepaalde tijd gaat opruimen, hoef je je de rest van de tijd daar niet druk over te maken. Je weet: dat komt dán aan de beurt. Je hoeft het niet steeds in je achterhoofd te houden en bij elke vrije minuut te denken: zal ik nu opruimen, of toch maar iets anders gaan doen?
- Plannen maakt onvrij, belemmert je vrijheid. Dat lijkt logisch want als je gepland hebt om op donderdagochtend je klantendossier te gaan uitzoeken, kun je niet ook een gesprek met een klant hebben.
- Waar zit die vrijheid dan in? Die vrijheid zit in het feit dat het uitzoeken van een klantendossier nu niet meer in je hoofd ronddwaalt en meerdere malen per dag je aandacht opeist. Er ontstaat rust, omdat je weet dat het 'dan' gaat gebeuren, op het moment dat jij ervoor uitgekozen hebt.
- Plannen vermoordt je spontaniteit, maakt star, onflexibel.
Dat gebeurt alleen als je een belangrijk aspect van plannen niet gebruikt: de mogelijkheid je planning te herzien als dat aan de orde is.
"Verzet de bakens, als het getij verloopt!"
Als er iets anders deze plek in jouw tijd wil innemen, beslis je wat het belangrijkste is en dat geef je voorrang. Vervolgens, en dat mag je niet vergeten, geef je datgene wat heeft moeten wijken metéén een nieuwe plek in de tijd!
Je bent dus nog steeds flexibel, maar gooit niet voor elk wissewasje je planning om.
Je aan je planning houden
Voor veel mensen is het erg moeilijk zich aan een planning, aan afspraken, te houden, vooral aan de afspraken met zichzelf! Daar zijn verschillende redenen voor:
- Gebrek aan zelfrespect
Jezelf minder belangrijk vinden dan een ander en diens verzoeken snel voor laten gaan. - Perfectionisme
Je stelt zulke hoge eisen aan jezelf dat je het geplande steeds uitstelt en er onbewust niet aan wilt beginnen, omdat je voorziet dat het je heel veel tijd gaat kosten. - Ergens aan beginnen is lastig, vooral als het niet je favoriete bezigheid is (die hoef je meestal niet te plannen, want die komt er beslist wel van!) maar
- Ergens mee stoppen ook! Want je wilt toch nog even doorgaan, het nog iets mooier, beter of leuker maken, waardoor andere belangrijke zaken in het gedrang komen!
Pomodoro-techniek
Daarvoor is er een heel simpel, maar super handig hulpmiddel en dat is de kookwekker, oftewel de timer. Een Italiaanse man, genaamd Francesco Cirillo heeft er zelfs een methode van gemaakt: de pomodoro-techniek. Je aan de tijd houden met een kookwekker die de vorm van een tomaat heeft en dan je tijd indelen in kleine brokjes van 25 minuten, die hij pomodoro's noemt. Een methode die geweldig kan werken als je hem goed toepast.
Wat heb je nodig om te plannen?
- De juiste mindset: liefdevol en optimistisch
- Het geloof in jezelf dat ook jij in staat bent je aan een planning te houden.
- De moed om steeds weer opnieuw te beginnen als het een keer niet lukt.
- Het inzicht dat het de enige manier is om aan iets toe te komen wat je echt graag wilt in een druk bezet leven.
- Het besef dat jij even belangrijk bent als ieder ander en dat een afspraak met jezelf dus ook even belangrijk is.
- Prioriteiten kunnen stellen. Je kostbare tijd geven aan de dingen die er écht toe doen om je leven nóg meer de moeite waard te maken
- Een goede agenda, liefst met een jaaroverzicht erin. (Zie ook Ruimtewijzer 24 waar ik heb geschreven over goede agenda's)
- Een lijst van acties die je graag ingepland wilt hebben, om er zeker van te zijn dat ze ook echt gebeuren. Die acties kun je dan sorteren op dagelijkse acties, wekelijkse, maandelijkse en incidentele acties.
- Een timer, om grip te houden op het verloop van de tijd, dus tijdig te starten en tijdig te stoppen en om bij te houden hoe lang een bepaalde actie duurt. En of dat nou een tomaat, een ei of een electronische is.....Waar jij maar blij van wordt!
Planningsvolgorde:
- Frustratie: het komt er steeds niet van
- Pak je agenda
- Schat in hoeveel tijd de actie gaat kosten
- Groot project? Maak er kleine brokjes van
- Kies een goed moment
- Zorg voor ruimte erom heen (niet te strak plannen)
- Schrijf het in je agenda
- Ontspan je en geniet!
Het komt er zo WEL van!!
Jalada Goddijn-Koopmans
PS. Wil je mij een plezier doen door je reactie op dit artikel te geven? Heel graag hieronder op mijn weblog in plaats van in een mail aan mij? Dat zou ik heel erg waarderen!
...Alleen waar Ruimte is kunnen nieuwe dingen (ont-)staan...
Klaar voor de Kerst