Door de digitalisering is er veel veranderd.
Dat is eigenlijk razend snel gegaan. In een supersnel tempo is de wereld van de papieren aan het krimpen. Steeds meer bedrijven gaan alles via de computer doen, tot vreugde van velen en tot verdriet van anderen. Het is niet tegen te houden en dat moet ook niet lijkt me zo, gezien de vele voordelen.
Op administratief gebied krijgt iedereen er mee te maken. Dat kan een heleboel papierchaos voorkomen, maar je moet wel weten hoe je je dat aanpakt, zodat je niet terecht komt in een digitale chaos. Ik wil hier wat adviezen geven hoe je er mee om kunt gaan.
Iets voor jou?
Ik zou zeggen probeer eens uit wat ik voorstel en gebruik wat je goed bevalt. De rest laat je gewoon zitten. Kijk of je er met een OPEN MIND in kunt stappen en niet al bij voorbaat roept dat het niks voor jou is, dat je het niet snapt of dat je digibeet bent.
Weigeren of leren?
Je kunt natuurlijk weigeren mee te gaan in de digitale revolutie, maar dan ontzeg je jezelf ook een heleboel en kun je met veel dingen niet echt meer mee doen. Uiteraard kun je niet alles weten en dat hoeft ook niet, maar als je open staat om te leren, kan iedereen in meerdere of mindere mate mee blijven doen.
Wat is je grootste handicap?
Dat is niet je leeftijd, maar dat zijn de overtuigingen die je belemmeren. Het idee dat het niks voor jou is, dat het te moeilijk is of dat je denkt dat jij het niet kunt. Allemaal overtuigingen die je vermogen om te leren blokkeren.
Leuk, handig én soms irritant
Het kan je heel veel gemak en plezier geven en natuurlijk ook ergernis af en toe, maar dat hoort bij het leven. Niets is alleen maar leuk. Ook de liefste kinderen ben je af en toe zat en wil je dan achter het behang plakken. Dat is heel normaal. Als je alles zou laten wat af en toe niet leuk is, dan blijft er bijzonder weinig over. Misschien wel niets….
Leren is LEUK!
Denk ook eens aan de vreugde die het geeft als je ineens iets onder de knie hebt gekregen wat je voorheen niet kon. Dat zijn de vreugden van nieuwe dingen leren. Fouten maken hoort er ook gewoon bij en is niet erg. Daar leer je van, ook al baal je er op het moment zelf van. Nu genoeg hierover.
Wil jij iets leren over digitale administratie?
Lees dan verder, zo niet: weggooien maar deze Ruimtewijzer.
Wat is het belangrijkste?
Het belangrijkste van digitale administratie is dat je zorgt voor een SYSTEEM. Een systeem is een vooraf bepaalde wijze van handelen die je elke keer opnieuw gebruikt en op wel steeds op dezelfde manier.
Waarom?
Chaos ontstaat als je de ene keer dit doet en de andere keer dat. Dat geldt ook voor spullen. Leg je de handdoeken de ene keer in de linnenkast en de andere keer in de badkamer en de derde keer in de keuken, dan weet je nooit waar je ze terug kunt vinden, tenzij je op al die plekken gaat zoeken. Dat dit niet efficiënt en zeer onpraktisch is, hoef ik vast niet uit te leggen.
Computer Chaos
Met digitale zaken is dat nog belangrijker: consequent een bepaalde manier van handelen kiezen, die je elke keer weer gebruikt, want van een chaos in je computer word je al helemaal niet blij.
Voordelen van een systeem
Door het gebruiken van een systeem, kun je alles ook snel weer terug vinden. Daarom kan het handig zijn om te NOTEREN wat jij bedacht hebt als systeem, vooral als je er net mee begint. Zeker als je met meerdere mensen gebruik wilt maken van dit systeem is het heel handig als het op papier staat, of in elk geval op schrift. Het kan ook in een bestand (digitaal ‘papier’) staan.
Mappen
Zoals bij een papieren administratie mappen (ordners) onmisbaar zijn om alles overzichtelijk te ordenen, is dat ook zo bij digitale administratie. Mappen zijn van levensbelang en geven structuur en overzicht.
Hoe begin je?
Om te beginnen maak je een map met de naam ADMINISTRATIE ALLES. Binnen die map maak je dan weer SUBmappen per jaar. Dus administratie 2017, administratie 2016, enz. En zo kun je steeds meer submappen maken, afhankelijk van de hoeveelheid papieren die je hebt.
Duidelijke namen
Die submappen krijgen dan de naam van het onderwerp. Ik noem een paar onderwerpen: belastingen, pensioen, inkomen, telefoon, bank, water, energie, notaris, ziektekosten, verzekeringen. Heb je van een bepaald onderwerp maar weinig bestanden (bestanden zijn eigenlijk gewoon digitale papieren) maak dan geen aparte map. Doe dat alleen als je ergens veel bestanden van hebt of nog krijgt..
Boomstructuur
Als het goed is, ontstaat er een soort boomstructuur met vertakkingen binnen de hoofdmap "Administratie Alles": submappen per jaar en daarin weer submappen op onderwerp. En zo kun je steeds verder onderverdelen, maar alleen als een map anders te vol en te onoverzichtelijk wordt.
Hoe kom je aan digitale bestanden?
In de eerste plaats doordat bedrijven jou die toesturen, of doordat je ze ergens kunt downloaden, zoals bankafschriften. Meestal zijn het pdf-bestandjes (pdf betekent: portable data format) Die kun je lezen met het gratis te downloaden Adobe Reader programma. Je kunt ook je papieren zelf scannen en dan digitaal opslaan.
Niet printen
Ook facturen krijg je tegenwoordig vaak als pdfjes toegestuurd. Ga die dan niet ook printen, want dan zit je nog met fysieke papieren, maar sla ze op in een digitale map.
Zakelijk
Ben je zelfstandige? Maak een aparte map voor facturen die jij hebt ontvangen en moet betalen of al hebt betaald en facturen die je zelf verstuurt. Ik neem aan dat je die facturen van jezelf inmiddels ook digitaal verstuurt. De belastingdienst is ook akkoord met digitale facturen.
TIP belastingdocumenten
Orden belastingdocumenten niet alleen chronologisch, maar ook op het jaar waar ze betrekking op hebben. Een aanslag over een voorgaand jaar (bijv. over 2015) sla je op in Belastingen 2015, ook al heb je hem pas in 2017 gekregen. Dat geldt ook voor het ordenen van papieren belastingbrieven.
iDeal betalingen: handige TIP
Tegenwoordig bestellen veel mensen allerlei spullen via internet. Dan zul je meestal met iDeal betalen. Als je betaald hebt, kun je dan een betaalbewijs printen. Hier heb ik een handige tip voor. Je klikt op 'printen', maar binnen het printraampje zoek je naar het woord 'pdf'. Als je daar op klikt, kun je kiezen voor “Bewaren als pdf”. Dan wordt er een digitaal pdf-bestand van gemaakt wat je op je pc kunt bewaren zonder dat je het print. Dan heb je wel het bewijs, maar geen papier wat je weer ergens moet opbergen.
Ook handig
Op een PC is het gebruik van de VERKENNER heel handig en eigenlijk een must. Daarin heb je een geweldig overzicht van al je mappen. Door links op een map te klikken, zie je rechts alle bestanden die in die map zitten. Ook kun je daar heel handig bestanden verplaatsen door ze naar een andere map te slepen.
Heb je een Mac?
Dan kun je al je bestanden terug vinden in de FINDER. Daar kun je ze dan opslaan in 'Mijn documenten', maar wel in die Administratie Alles-map en niet alles los in Mijn documenten stoppen. Ook heb je daar een goede zoekfunctie, voor als je een bestand niet kunt vinden.
Naam van je bestanden
Heel belangrijk is de NAAM van je bestanden. Maak hem duidelijk, maar niet te lang. En wees ook hierin consequent door alle bestanden van één onderwerp op dezelfde manier te ‘etiketteren’. Een paar voorbeelden van handige namen: F.1234_Vodafone_2016_12-15; BTW-aangifte_3e_kw.2016;
Do's en don'ts
- Gebruik lage_liggende streepjes tussen de woorden (underscores) geen spaties.
- Gebruik geen vreemde tekens, zoals & of :
- Als je een bestand een DATUM geeft, wat heel handig is, begin dan met het jaartal, daarna de maand en dan de dag. Dat is handig omdat bestanden dan netjes op volgorde geordend worden. Computers zetten bestanden altijd in alfabetische volgorde.
Meer info over bestandsnamen vond ik hier:
Kies een goede bestandsnaam. Daar gaat het over foto’s maar die adviezen kun je voor alle bestanden gebruiken. Als je gaat googelen kom je nog veel meer info tegen hierover.
Pdfjes maken
Als je Open Office of Libre Office gebruikt, kun je je bestanden heel eenvoudig meteen als pdfjes opslaan. Dat zit in het programma. Ik weet niet hoe dat met Word en Excel is. Toen ik dat nog gebruikte zat dat er niet in, maar nu misschien wel. Het grote voordeel van pdfjes is dat er niets meer kan wijzigen aan de lay-out en bij facturen dat mensen het te betalen bedrag niet zelf kunnen aanpassen..;-)
Belangrijk!
Het is echt nodig om altijd en regelmatig voor een BACK-UP te zorgen, zeker voor bestanden die belangrijk zijn voor je aangifte. Dat kun je doen op een externe harde schijf. De Mac doet het met Timemachine automatisch om de paar uur. Ook kun je dat doen 'in de Cloud' (op een externe server), zoals in Google Drive of in Dropbox. Het voordeel daarvan is dat je altijd en overal bij je bestanden kunt waar internet is. Ook bij brand, verlies of diefstal van je computer zijn je bestanden niet weg.
Wachtwoorden
Om niet gek te worden van alle wachtwoorden moet je niet de fout maken om ze maar heel simpel te houden of (nog erger) één wachtwoord voor alle sites en accounts te gebruiken. Daarom is het handig om LASTPASS of een ander soortgelijk programma te gebruiken. Dat heet een passwordmanager en die zijn veilig als je er goed mee omgaat.
LastPass
LastPass is zo'n gratis passwordmanager die al je wachtwoorden opslaat in een digitale kluis en zelfs ook veilige wachtwoorden genereert voor je, als je dat wilt. Hij vult ze ook voor je in, ook weer alleen als je dat wilt. Ik gebruik het al jaren en ben er erg blij mee.
Al die accounts!
Super handig voor al die accounts die je overal aan moet maken tegenwoordig. Voor een heel klein bedragje per jaar kun je LastPass ook op je mobiel gebruiken.
Hoe doe jij het?
Uiteraard kan het ook anders. Heb jij een andere handige manier gevonden of heb jij een vraag hierover? Stel hem liefst onder dit artikel op de website, dan beantwoord ik hem hier en heeft iedereen er iets aan.
Leuk om iets van je te horen!
PS. In "Honderd Wegwijzers naar Ruimte" heb ik ook geschreven over LastPass en andere handige tips in het artikel "Handige Hulpmiddelen".