Uit Ruimtewijzer 6
In de vorige Ruimtewijzer was ik gestopt na het punt "het op onderwerp sorteren van je papieren". Van hieraf gaan we verder. Vóór ik met de praktische zaken verder ga, eerst nog wat algemeen belangrijke zaken die er mee te maken hebben.
Sla nooit de voorbereidende fase over. Ga even rustig zitten; bedenk wat je nodig hebt en leg dat klaar en neem dan even een paar minuten de tijd om je aandacht te verzamelen, om even in het hier en nu te komen. Je doet dat door te voelen en waar te nemen hoe je er bij zit, met een liefdevolle, niet oordelende blik. Nieuwsgierig naar en geïnteresseerd in jezelf.
Ben je wat onrustig, dan helpt het om eerst even wat fysiek te gaan bewegen. Niet om jezelf te verbeteren, maar om met jezelf in contact te komen. Gewoon een beetje rekken en strekken, eens flink gapen, je lijf een beetje wakker schudden of wrijven totdat je weer voelt dat je aanwezig bent. Daarna lukt het meestal wel om even stil te zitten met aandacht voor alles wat zich aandient. Zet een kookwekker, zodat je niet steeds hoeft te denken aan wanneer je zult stoppen.
Ruim vóór de geplande tijd om is, stop je om je werk goed af te kunnen ronden. Laat niet alles uit je handen vallen als je moet stoppen of smijt niet alles in een doos, of terug op je bureau, maar neem rustig de tijd om alles echt af te maken. Zo, dat je de volgende keer goed verder kunt en zó dat de werkruimte weer beschikbaar is voor andere acties.
Het is lastig hiervoor een formule te geven, omdat iedere situatie anders is, maar als je er echt tijd voor neemt, kom je beslist op een goede, tijdelijke oplossing, wat niet lukt als je dat in de laatste minuut nog moet doen.
Bij afsluiten hoort ook een terugblik op wat je hebt gedaan en de waardering ervoor. Zelfs als je dingen hebt gedaan, die je later toch niet handig vond,is dat je waardering waard. Door de ‘fouten’ die je maakt, weet je duidelijker wat je wél wilt en daarom zijn die ook waardevol.
Wat er niet bij hoort, is het afkraken van jezelf omdat je minder hebt kunnen doen dan je gedacht had of van plan was te doen. Je hebt gedaan wat op dat moment het beste leek en heel vaak kosten dingen meer tijd dan je denkt. Het helpt je niet daar jezelf voor af te straffen, integendeel, je voelt je dan naar over jezelf en wilt alleen maar vluchten.
Dat kan vluchten in fysiek weglopen zijn, of in bijvoorbeeld gaan snoepen of roken om je toch weer goed te voelen. Gebruik je ervaring om voor de volgende keer minder van jezelf te eisen. Als je tijd over houdt, kun je altijd nog iets extra’s doen. Bereid jezelf voor op voor succes, niet op falen.
Het nut van plannen wordt door veel mensen ernstig onderschat. Als je aan bepaalde zaken echt toe wilt komen, zul je ze moeten plannen. Wachten tot je er ooit aan toe komt, werkt zelden. Het kan voelen alsof jezelf vastzet als je iets plant. Dat is ook zo, maar vergeet niet dat, wat je ook plant, je het altijd weer opnieuw kunt plannen als je door het leven wordt ingehaald, om het maar eens poëtisch te zeggen. Lees over 'plannen' ook Ruimtewijzer 27
Een voorbeeld: je plant om op donderdagmiddag van 14.00 tot 16.00 aan je administratie te gaan werken. Om kwart voor twee staat er een oude schoolvriend voor de deur die je in geen jaren gezien hebt. Zeg je dan: "sorry ik had iets anders gepland" en doe je dan de deur weer dicht? Natuurlijk niet! Je maakt de keuze voor wat op dát moment het belangrijkste is.
Is het je buurvrouw die weer eens komt roddelen, dan doe je dat hopelijk wel. Maar nu ga je gezellig met je oude vriend mee. En je planning dan? Heel simpel: je neemt je agenda en kiest een nieuwe dag en tijd. Dat is wel heel belangrijk, want als je dat niet doet, wordt het op de lange baan geschoven en je weet het: van uitstel komt afstel en dat wil je niet echt, gezien de gevolgen die dat heeft voor je administratie en dus voor je leven.
Zorg voor een goede agenda, waarin je de hele week kunt overzien en waarin je per dag voldoende ruimte hebt om te noteren wat je te doen hebt of wilt doen. Kies er een waar de dagen parallel aan elkaar staan. Gebruik van een (vul-)potlood, liefst met een dun puntje, voorkomt dat het een kliederboel wordt in je agenda. Kun je er mee uit de voeten, dan kan een elektronische agenda (pc of mobiel) ook heel handig zijn. Lees ook in Ruimtewijzer 24 het sinterklaasgedicht wat gaat over agenda's.
Omring jezelf met hulpmiddelen, gereedschap enz. van goede kwaliteit. Het kost even wat meer, maar het geeft je erg veel werkplezier, bespaart je ergernis en spaart tijd. Denk maar aan het gezegde: "De prijs ben je gauw vergeten, maar de kwaliteit merk je elke dag!"
Nu aan de slag! Je hebt inmiddels een (of meerdere) stapels met L-mapjes waarin allerlei verschillende onderwerpen zitten. Hoe ga je nu verder? We waren bij stap "Lezen en markeren"
Eerst nog even opnieuw de 5 stappen om achterstallige post weg te werken:
- Voorbereiden
- Verzamelen en grof op soort sorteren
- Sorteren administratieve post op onderwerp
- Lezen en markeren
- Archiveren
Laat ik voorop stellen dat je dit wegwerken op veel verschillende manieren kunt doen.
De manier die ik nu aangeef, is een manier die goed werkt voor veel mensen, maar voel je vrij er je eigen wijzigingen in aan te brengen als dat voor jou niet werkt. Probeer het wel eerst zo te doen als ik voorstel. Voor veel dingen is een reden, die ik er niet altijd bij kan zetten, waarom ik het je op een bepaalde manier laat doen.
Als het goed is, heb je ter voorbereiding klaar staan: een leeg werkvlak, een prettige stoel, een dikke zwarte stift, markeerstiften, scheidingstroken, een goede perforator met maatstokje, wat lege L-mapjes, gehalveerde vouwblaadjes, een blocnote met pen, een lege doos van minstens A-4 formaat en een glas water (niet om mee te gooien, maar om jezelf van het nodige vocht te voorzien)
Perforator met maatstokje op leeg L-mapje
Over stap 4: Lezen en markeren
Haal alle papieren uit het L-mapje dat je wilt gaan behandelen. Leg het stapeltje voor je neer. Met je groene markeerstift in de hand, pak je het bovenste blaadje. Is het reclame om je een product aan te smeren, of een echte, aan jou gerichte administratieve brief? Reclame, zeker als het al een tijdje ligt, kun je het het beste even snel met je ogen scannen en daarna gewoon weg doen. Bij echte administratieve post zoek je eerst de datum en die maak je met de markeerstift netjes groen. Je weet nu of dit papier recent is of van jaren her.
Markeerstiften
Lees dan zorgvuldig en met aandacht, dus niet vlug-vlug, wat er in deze brief staat. Markeer een paar woorden, die het onderwerp van de brief aangeven, met een gele markeerstift. Markeer vooral niet teveel. Soms staat het onderwerp al bovenaan in de brief. Dan kun je dat markeren. Het gaat erom dat je later in één oogopslag ziet waar deze brief over gaat, zonder dat je die eerst weer helemaal door moet gaan lezen.
Nu beslis je of je het papier wilt of moet bewaren. Is het 'bewaren' dan leg je het op een nieuwe 'bewaar'-stapel. Zo niet, dan gaat het in de lege doos voor 'oud papier'. Zo ga je, papier voor papier, de hele stapel door. Je pakt géén nieuw papier voor je over het vorige beslist hebt. Dus: niet ‘even' wegleggen om straks te beslissen! Meteen een beslissing nemen.
Kom je iets tegen waarbij je actie moet ondernemen die niet meteen kan, dan leg je het op een andere (nieuwe) stapel met de naam "actie" of zoiets. Je schrijft meteen op het klaar liggende blocnote wat die actie is. Het gaat erom de alleréérste vereiste actie te noteren. Dus niet: natte kelder laten repareren, maar: telefoonnummer van de Vochtspecialist opzoeken ivm de kelder. Zo werk je in een rustig tempo de hele stapel door. Je hebt nu twee nieuwe stapels gekregen en (hopelijk) enige vulling van je oudpapierdoos.
Pak nu de stapel "Actie" en opnieuw ga je papier voor papier door deze stapel. Het gaat er nu om alles wat met spoed gedaan moet worden er tussen uit te halen en op een nieuwe spoedstapel te leggen. Wees selectief en kies hiervoor alleen de dingen die echt snel gedaan moeten worden, bijvoorbeeld omdat je vóór een bepaalde datum moet (of moest) reageren of betalen of zo. Deze spoedpapieren doe je terug in een L-mapje met het (vouwblaadjes-)etiket "Spoed" erop. De andere papieren gaan ook in een L-mapje met het etiket "Actie" erop.
Vervolgens pak je de bewaarstapel en die papieren ga je nu op chronologische volgorde leggen, op datum dus. Je legt het oudste papier onderop en het nieuwste bovenop. Om dit snel te kunnen doen is het handig alle data eerst groen te maken met een markeerstift. Dat scheelt enorm veel tijd bij het sorteren op datum.
Nu pak je een scheidingsstrook* en daar schrijf je met dikke stift in strakke, duidelijke (blok-)letters het onderwerp op de smalle kant. Let goed op hoe je de strook neerlegt, zodat je ze allemaal op dezelfde manier gaat beschrijven. *Scheidingsstroken hebben het voordeel dat je de volgorde makkelijk kunt veranderen, zonder dat het een rommeltje wordt, wat niet zo is bij tabbladen. Bovendien heb je veel meer schrijfruimte, daarom geef ik beslist de voorkeur aan scheidingsstroken.
Scheidingsstroken, beschreven
De op datum gelegde stapel ga je nu met de perforator voorzien van gaatjes. Zorg dat het maatstokje op A4 staat. Nu pak je de ordner waarin je dit onderwerp wilt bewaren. Je legt hem open en opent ook het mechaniek, zodat je de geperforeerde papieren er zo in kunt doen. Leg eerst de stapel op zijn kop (als het een dikke stapel is) en zorg dat alle papieren netjes op elkaar liggen. Neem een klein stapeltje papieren (niet teveel per keer), afhankelijk van wat je perforator aan kan en perforeer ze.
Dan ben je aangekomen bij de vijfde stap: Archiveren
Je doet nu de geperforeerde papieren meteen in de opengeslagen ordner. Zo ga je de hele stapel door, tot alles in een ordner zit. Doe de scheidingsstrook (of het tabblad) er bovenop en klaar ben je. Bijna tenminste, want wat je nu nog moet doen is: het metalen sluitclipje van de ordner vast klikken. Ik kom regelmatig mensen tegen die deze clipjes nooit sluiten. Het gevolg is dat de papieren scheef zakken en de ordner, zeker als hij vol is, uit zijn verband getrokken wordt en veel sneller omvalt.
Dan ga je: het rugetiket van de ordner beschrijven. Doe dat in eerste instantie met potlood, tot je de definitieve indeling van al je ordners hebt vastgesteld. Met scheidinsstroken kun je die volgorde ook heel makkelijk wijzigen. Later, als de volgorde je bevalt, vervang je het potloodschrift door mooie duidelijke inktletters of plakstrookjes uit een etiketteerapparaat.
Op het rugetiket zet je alle onderwerpen die ook op de scheidingsstroken staan en liefst in dezelfde volgorde. Op die manier sta je nooit voor de vraag wat er in een ordner zit. Het is allemaal op zijn 'rug' te zien! Voeg je later een onderwerp toe? Zet het er direct bij op het rugetiket. Zo werk je al je L-mapjes door tot je klaar bent en ieder onderwerp een plaats heeft in een ordner.
Nog wat tips:
- Zorg dat onderwerpen die bij elkaar passen bij elkaar in één ordner zitten
- Doe ordners niet te vol! Dan kun je namelijk niet goed bladeren en dat maakt dat je geen zin hebt iets in die ordner erbij te doen.
- Wees niet te gedetailleerd met je onderwerpen. Als je téveel onderwerpen krijgt, raak je het overzicht kwijt en dan komen de scheidingsstroken ook te dicht op elkaar te zitten. Maak pas een nieuw onderwerp als je meerdere papieren er van hebt, of op korte termijn nog zult krijgen.
- Nummer je ordners om er zicht op te houden. Op die manier zie je direct of er een ordner mist.
- Kies ook de kleur van je ordners bewust. Voor een rustige, overzichtelijk aanblik, kun je je het beste beperken tot één kleur. Wel is het handig om bijvoorbeeld voor je werk één kleur te nemen en voor je privé, of je studie een andere, zodat je snel ziet waar een ordner bij hoort.
Geniet tenslotte van de aanblik van je kast met keurige ordners (zie ook “afsluiting” in het begin van deze Ruimtewijzer) en van het begin van geordend administratief leven!
Wil je een écht goede start maken samen met een professional, omdat je al een tijd alleen bezig bent met het vergeefs proberen je administratie georganiseerd te krijgen? Of omdat je het SNEL geordend wilt hebben?
Overweeg dan eens de Actie A4 Administratie VIP-dag. Hier lees je er alles over! Tot 1 januari 2012 nog 10% korting ook!
Besef dat je niet alles alléén hoeft te doen en dat je niet overál goed in kunt zijn. Gun jezelf professionele hulp en realiseer je wat het je op zal leveren:
- Een overzichtelijke administratie, waar alle papieren een plek hebben
- Snel door de wanorde heen zijn. (Niet meer maandenlang bezig zijn)
- Een opgeruimd gevoel. (Yes, we did it!)
- Meer energie. (Geen zelfverwijt of gepieker meer)
- Meer tijd. (Niet meer eindeloos hoeven zoeken)
- Geldbesparing. (Geen boetes, geen deurwaarders, geen groter huis nodig)
- Meer ruimte. (Op je bureau, om te werken, op de vloer en in je kast)
- Meer zelfvertrouwen. (Geen commentaar, maar complimentjes)
- Meer rust. (Geen stemmetjes die fluisteren: "Ruim nu eens op!")
- Meer praktisch inzicht. (Zodat je ook zelf daarna nieuwe dingen een goede plek kunt geven en je indeling kunt aanpassen)
- Een goed werkende basisordening. (Zodat je alles simpel geordend kunt hóuden)
Verslag van een klant:
"Op mijn bureau lag al jaren een dikke stapel onoverzichtelijke papieren en andere rommel waarmee ik niet wist wat te doen. Wat doe je met een foldertje van een cursus die je ooit misschien nog wilt volgen? Opruimen zag ik als verloren tijd, dus dat deed ik zo min mogelijk. Maar het begon me steeds meer te ergeren, omdat ik voortdurend iets niet kon vinden en dan veel tijd kwijt was aan het zoeken.
Ik heb nu twee sessies met Jalada meegemaakt en ik ben echt onder de indruk van het effect dat het op me heeft. Mijn bureau is helemaal netjes en ik weet nu precies wat ik met iedere foldertje of brief van deze of gene moet doen. Ik had van te voren niet beseft dat de grote rotzooi op mijn bureau zoveel energie wegneemt: hij bleek voortdurend in mijn gedachten aanwezig te zijn en aandacht te vragen. Pas nu hij weg is, merk ik wat me dat oplevert. Ik voel me productief en energiek.
Jalada’s sessies draaien om veel meer dan alleen maar opruimen. Ze leert je een goed systeem zodat je het zelf ook kan. Bovendien leerde ik door haar op een nieuwe manier te kijken naar mezelf en mijn opruimgedrag. Ze leert je op een subtiele manier beter te zorgen voor dingen en dus ook voor jezelf. In die zin zie ik haar echt als een coach. Haar sessies zijn hun geld dubbel en dwars waard."
L.B te A.
Ter inspiratie: Een stelling uit een proefschrift, waarschijnlijk van Esther Vierhuis, gevonden door Shirley op de website www.hora-est.nl van de universiteit van Wageningen.
"Ongearchiveerd bewaren, is een omslachtige manier van weggooien!"
Jalada Goddijn-Koopmans
...Alleen waar RUIMTE is, kunnen nieuwe dingen (ont-)staan...
In de vorige Ruimtewijzer was ik gestopt na het punt "het op onderwerp sorteren van je papieren". Van hieraf gaan
we verder. Vóór ik met de praktische zaken verder ga, eerst nog wat algemeen belangrijke zaken die er mee te maken
hebben.
Voorbereiding
Sla nooit de voorbereidende fase over. Ga even rustig zitten; bedenk wat je nodig hebt en leg dat klaar en neem dan
even een paar minuten de tijd om je aandacht te verzamelen, om even in het hier en nu te komen. Je doet dat door te
voelen en waar te nemen hoe je er bij zit, met een liefdevolle, niet oordelende blik. Nieuwsgierig naar en
geïnteresseerd in jezelf. Ben je wat onrustig, dan helpt het om eerst even wat fysiek te gaan bewegen. Niet om
jezelf te verbeteren, maar om met jezelf in contact te komen.
Gewoon een beetje rekken en strekken, eens flink gapen, je lijf een beetje wakker schudden of wrijven totdat je
weer voelt dat je aanwezig bent. Daarna lukt het meestal wel om even stil te zitten met aandacht voor alles wat
zich aandient. Zet een kookwekker, zodat je niet steeds hoeft te denken aan wanneer je zult stoppen.
Afsluiting
Ruim vóór de geplande tijd om is, stop je om je werk goed af te kunnen ronden. Laat niet alles uit je handen vallen
als je moet stoppen of smijt niet alles in een doos, of terug op je bureau, maar neem rustig de tijd om alles echt
af te maken. Zo, dat je de volgende keer goed verder kunt en zó dat de werkruimte weer beschikbaar is voor andere
acties. Het is lastig hiervoor een formule te geven, omdat iedere situatie anders is, maar als je er echt tijd voor
neemt,kom je beslist op een goede, tijdelijke oplossing, wat niet lukt als je dat in de laatste minuut nog moet
doen. Bij afsluiten hoort ook een terugblik op wat je hebt gedaan en de waardering ervoor. Zelfs als je dingen hebt
gedaan, die je later toch niet handig vond,is dat je waardering waard. Door de ‘fouten’ die je maakt, weet je
duidelijker wat je wél wilt en daarom zijn die ook waardevol. Wat er niet bij hoort, is het afkraken van jezelf
omdat je minder hebt kunnen doen dan je gedacht had of van plan was te doen. Je hebt gedaan wat op dat moment het
beste leek en heel vaak kosten dingen meer tijd dan je denkt. Het helpt je niet daar jezelf voor af te straffen, in
tegendeel je voelt je dan naar over jezelf en wilt alleen maar vluchten. Dat kan in fysiek weglopen zijn, of in
bijvoorbeeld gaan snoepen of roken om je toch weer goed te voelen. Gebruik je ervaring om voor de volgende keer
minder van jezelf te eisen. Als je tijd over houdt, kun je altijd nog iets extra’s doen. Bereid jezelf voor op voor
succes, niet op falen.
Plannen
Het nut van plannen wordt door veel mensen ernstig onderschat. Als je aan bepaalde zaken echt toe wilt komen, zul
je ze moeten plannen. Wachten tot je er ooit aan toe komt, werkt zelden. Het kan voelen alsof jezelf vastzet als je
iets plant. Dat is ook zo, maar vergeet niet dat, wat je ook plant, je het altijd weer opnieuw kunt plannen als je
door het leven wordt ingehaald, om het maar eens poëtisch te zeggen.
Voorbeeld: je plant om op donderdagmiddag van 14.00 tot 16.00 aan je administratie te gaan werken. Om kwart voor
twee staat er een oude schoolvriend voor de deur die je in geen jaren gezien hebt. Zeg je dan: sorry ik had iets
anders gepland en doe je dan de deur weer dicht? Natuurlijk niet! Je maakt de keuze voor wat op dát moment het
belangrijkste is. Is het je buurvrouw die weer eens komt roddelen, dan doe je dat hopelijk wel. Maar nu ga je
gezellig met je oude vriend mee. En je planning dan? Heel simpel: je neemt je agenda en kiest een nieuwe dag en
tijd. Dat is wel heel belangrijk, want als je dat niet doet, wordt het op de lange baan geschoven en je weet het:
van uitstel komt afstel en dat wil je niet echt, gezien de gevolgen die dat heeft voor je administratie en dus voor
je leven.
Agenda
Zorg voor een goede agenda, waarin je de hele week kunt overzien en waarin je per dag voldoende ruimte hebt om te
noteren wat je te doen hebt of wilt doen. Kies er een waar de dagen parallel aan elkaar staan. Gebruik van een
(vul-)potlood, liefs met een dun puntje, voorkomt dat het een kliederboel wordt in je agenda. Kun je er mee uit de
voeten, dan kan een elektronische agenda (pc) ook heel handig zijn.
Kwaliteit.
Omring jezelf met hulpmiddelen, gereedschap enz. van goede kwaliteit. Het kost even wat meer, maar het geeft je erg
veel werkplezier, bespaart je ergernis en spaart tijd. Denk maar aan het gezegde: "De prijs ben je gauw vergeten,
maar de kwaliteit merk je elke dag!"
Praktisch: aan de slag Je hebt inmiddels een (of meerdere) stapel(-s) met L-mapjes waarin allerlei verschillende
onderwerpen zitten. Hoe ga je nu verder? We waren bij stap "Lezen en markeren"
Ter herinnering eerst nog even de stappen uit de vorige Ruimtewijzer:
Stappen om achterstallige post weg te werken:
Voorbereiden
Verzamelen en grof op soort sorteren
Sorteren administratieve post op onderwerp
Lezen en markeren
Archiveren
Laat ik voorop stellen dat je het op veel verschillende manieren kunt doen.
De manier die ik nu aangeef, is een manier die goed werkt voor veel mensen, maar voel je vrij er je eigen
wijzigingen in aan te brengen als dat voor jou beter lijkt te zijn. Als het goed is, heb je ter voorbereiding klaar
staan: een leeg werkvlak, een prettige stoel, een dikke zwarte stift, markeerstiften, scheidingstroken, een goede
perforator met maatstokje, wat lege L-mapjes, gehalveerde vouwblaadjes, een blocnote met pen, een lege doos van
minstens A-4 formaat en een glas water (niet om mee te gooien, maar om jezelf van het nodige vocht te voorzien)
Haal alle papieren uit het L-mapje dat je wilt gaan behandelen. Leg het stapeltje voor je neer. Met je groene
markeerstift in de hand, pak je het bovenste blaadje. Is het reclame om je een product aan te smeren, of een echte,
aan jou gerichte administratieve brief? Reclame, zeker als het al een tijdje ligt, kun je het het beste even snel
met je ogen scannen en daarna gewoon weg doen. Bij echte administratieve post zoek je eerst de datum en die maak je
met de markeerstift netjes groen. Je weet nu of dit pappier recent is of van jaren her.
Lees dan zorgvuldig en met aandacht, dus niet vlug-vlug, wat er in deze brief staat. Maak een paar woorden, die het
onderwerp van de brief aangeven met een gele markeerstift netjes geel. Markeer vooral niet teveel. Soms staat het
onderwerp al boven de brief. Dan kun je dat markeren. Het gaat erom dat je later in één oogopslag ziet waar deze
brief over gaat, zonder dat je die eerst weer helemaal moet gaan lezen.
Nu beslis je of je het papier wilt of moet bewaren. Is het 'bewaren' dan leg je het op een nieuwe 'bewaar'-stapel.
Zo niet, dan gaat het in de lege doos voor 'oud papier'. Zo ga je, papier voor papier, de hele stapel door. Je pakt
géén nieuw papier voor je over het vorige beslist hebt. Dus: niet ‘even' wegleggen om straks te beslissen! Meteen
een beslissing nemen.
Kom je iets tegen waarbij je actie moet ondernemen die niet meteen kan, dan leg je het op een andere (nieuwe)
stapel met de naam "actie" of zoiets. Je schrijft meteen op het klaar liggende blocnote wat die actie is. Het gaat
erom de alleréérste vereiste actie te noteren. Dus niet: natte kelder laten repareren, maar: telefoonnummer van de
Vochtspecialist opzoeken ivm de kelder. Zo werk je in een rustig tempo de hele stapel door. Je hebt nu twee nieuwe
stapels gekregen en (hopelijk) enige vulling van je oudpapierdoos.
Pak nu de stapel "Actie" en opnieuw ga je papier voor papier door deze stapel. Het gaat er nu om alles wat met
spoed gedaan moet worden er tussen uit te halen en op een nieuwe spoedstapel te leggen. Wees selectief en kies
hiervoor alleen de dingen die echt snel gedaan moeten worden, bijvoorbeeld omdat je vóór een bepaalde datum moet
(of moest) reageren of betalen of zo. Deze spoedpapieren doe je terug in het L-mapje met het (vouwblaadjes-)etiket
"spoed" erop. De andere papieren gaan ook in een L-mapje met het etiket "actie" erop.
Vervolgens pak je de bewaarstapel en die ga je nu op chronologische volgorde leggen, op datum dus. Je legt het
oudste papier onderop en het nieuwste bovenop.
Nu pak je een scheidingsstrook* (of tabblad) en daar schrijf je met dikke stift in duidelijke (blok-)letters het
onderwerp op de smalle kant. Let goed op hoe je de strook neerlegt, zodat je ze allemaal op dezelfde manier gaat
beschrijven.
*Scheidingsstroken hebben het voordeel dat je de volgorde makkelijk kunt veranderen, zonder dat het een rommeltje
wordt, wat niet zo is bij tabbladen.Bovendien heb je veel meer schrijfruimte, daarom geef ik beslist de voorkeur
aan scheidingsstroken.
De op datum gelegde stapel ga je nu voorzien van gaatjes met de perforator. Zorg dat het maatstokje op A-4 staat.
Nu pak je de ordner waarin je dit onderwerp wilt bewaren. Je legt hem open en opent ook het mechaniek, zodat je de
geperforeerde papieren er zo in kunt doen. Leg eerst de stapel op zijn kop en zorg dat alle papieren netjes op
elkaar liggen. Neem een klein stapeltje (niet teveel per keer), afhankelijk van wat je perforator aan kan en
perforeer ze.
Dan ben je aangekomen bij de stap: Archiveren
Je doet nu de geperforeerde papieren meteen in de opengeslagen ordner. Zo ga je de hele stapel door tot alles in
een ordner zit. Doe de scheidingsstrook (of het tabblad) er bovenop en klaar ben je. Bijna tenminste, want wat je
nu nog moet doen is: het metalen sluitclipje van de ordner vast klikken. Ik kom regelmatig mensen tegen die deze
clipjes nooit sluiten. Het gevolg is dat de papieren scheef zakken en de ordner, zeker als hij vol is, uit zijn
verband getrokken wordt en veel sneller omvalt.
Dan ga je: het rugetiket van de ordner beschrijven. Doe dat in eerste instantie met potlood, tot je de definitieve
indeling van al je ordners hebt vastgesteld. Met scheidinsstroken kun je die volgorde ook heel makkelijk wijzigen.
Later, als de volgorde je bevalt, vervang je het potloodschrift door mooie duidelijke inktletters of plakstrookjes
uit een etiketteerapparaat.Op het rugetiket zet je alle onderwerpen die je ook op de scheidingsstroken hebt staan
en liefst in dezelfde volgorde. Op die manier sta je nooit voor de vraag wat er in een ordner zit. Het is allemaal
op zijn 'rug' te zien! Voeg je later een onderwerp toe? Zet het er direct bij op het rugetiket. Zo werk je al je
L-mapjes door tot je klaar bent en ieder onderwerp een plaats heeft in een ordner.
Nog wat tips:
Zorg dat onderwerpen die bij elkaar passen bij elkaar in één ordner zitten
Doe ordners niet te vol! Dan kun je namelijk niet goed bladeren en dat maakt dat je geen zin hebt iets in die
ordner erbij te doen.
Wees niet te gedetailleerd met je onderwerpen. Als je téveel onderwerpen krijgt, raak je het overzicht kwijt en dan
komen de scheidingsstroken ook te dcht op elkaar te zitten. Maak pas een nieuw onderwerp als je meerdere papieren
er van hebt, of op korte termijn nog zult krijgen.
Nummer je ordners om er zicht op te houden. Op die manier zie je direct of er een ordner mist.
Kies ook de kleur van je ordners bewust. Voor een rustige, overzichtelijk aanblik, kun je je het beste beperken tot
één kleur. Wel is het handig om bijvoorbeeld voor je werk één kleur te nemen en voor je privé, of je studie een
andere, zodat je snel ziet waar een ordner bij hoort.
Geniet tenslotte van de aanblik van je kast met keurige ordners (zie ook “afsluiting” in het begin van deze
Ruimtewijzer) en van het begin van geordend administratief leven!
Aanbiedingen
PostPromo I (particulieren; bedrijven prijs na overleg)
Wil je een écht goede start maken samen met een professional, omdat je al een tijd alleen bezig bent met het
vergeefs proberen je administratie georganiseerd te krijgen? Als lezer van de Ruimtewijzer bied ik je:
een oriënterend gesprek op je administratieplek van ongeveer een uur
vijf uren samen Ruimte maken in je administratie
vier telefonische follow-up coachingsessies van een half uur op een tijdstip naar keuze
Pakketprijs € 325,- incl. (korting €115,-)
PostPromo II (particulieren; bedrijven prijs na overleg)
Heb je erg veel administratieve achterstand en wil je graag iets langer ondersteuning?
een oriënterend gesprek op de administratieplek van ongeveer een uur
drie dagen (met tijd ertussen) samen Ruimte maken gedurende vijf uren (in totaal 15 werkuren)
drie telefonische coachingsessies van een half uur op een tijdstip naar keuze
Pakketprijs € 695,- incl. (korting € 260,-)
Besef dat je niet alles alléén hoeft te doen en dat je niet overál goed in kunt zijn.
Gun jezelf professionele hulp en realiseer je wat het je op zal leveren:
Een overzichtelijke administratie, waar alle papieren een plek hebben
Snel door de wanorde heen zijn. (Niet meer maandenlang bezig zijn)
Een opgeruimd gevoel. (Yes, we did it!)
Meer energie. (Geen zelfverwijt of gepieker meer)
Meer tijd. (Niet meer eindeloos hoeven zoeken)
Geldbesparing. (Geen boetes, geen deurwaarders, geen groter huis nodig)
Meer ruimte. (Op je bureau, om te werken, op de vloer en in je kast)
Meer zelfvertrouwen. (Geen commentaar, maar complimentjes)
Meer rust. (Geen stemmetjes die fluisteren: "Ruim nu eens op!")
Meer praktisch inzicht. (Zodat je ook nieuwe dingen een goede plek kunt geven en je zelf je indeling kunt
aanpassen)
Een werkende basisordening. (Zodat je alles simpel geordend kunt hóuden)
Verslag van een klant:
"Op mijn bureau lag al jaren een dikke stapel onoverzichtelijke papieren en andere rommel waarmee ik niet wist wat
te doen. Wat doe je met een foldertje van een cursus die je ooit misschien nog wilt volgen? Opruimen zag ik als
verloren tijd, dus dat deed ik zo min mogelijk. Maar het begon me steeds meer te ergeren, omdat ik voortdurend iets
niet kon vinden en dan veel tijd kwijt was aan het zoeken.
Ik heb nu twee sessies met Jalada meegemaakt en ik ben echt onder de indruk van het effect dat het op me heeft.
Mijn bureau is helemaal netjes en ik weet nu precies wat ik met iedere foldertje of brief van deze of gene moet
doen. Ik had van te voren niet beseft dat de grote rotzooi op mijn bureau zoveel energie wegneemt: hij bleek
voortdurend in mijn gedachten aanwezig te zijn en aandacht te vragen. Pas nu hij weg is, merk ik wat me dat
oplevert. Ik voel me productief en energiek.
Jalada’s sessies draaien om veel meer dan alleen maar opruimen. Ze leert je een goed systeem zodat je het zelf ook
kan. Bovendien leerde ik door haar op een nieuwe manier te kijken naar mezelf en mijn opruimgedrag. Ze leert je op
een subtiele manier beter te zorgen voor dingen en dus ook voor jezelf. In die zin zie ik haar echt als een coach.
Haar sessies zijn hun geld dubbel en dwars waard."
L.B te A.
Ter inspiratie: Een stelling uit een proefschrift, waarschijnlijk van Esther Vierhuis, gevonden door Shirley op de
website www.hora-est.nl van de universiteit van Wageningen.
"Ongearchiveerd bewaren, is een omslachtige manier van weggooien!"
Jalada Goddijn-Koopmans
...Alleen waar RUIMTE is, kunnen nieuwe dingen (ont-)staan...