Uit Ruimtewijzer 5
Om je achterstand niet groter te maken, begin je met het open maken van alle nieuwe post die binnen komt. Zorg dat je dat doet op een moment dat je er even tijd voor hebt, al is het maar een kwartiertje. Maak je post nooit staand open, in vliegende haast, terwijl je geen tijd hebt om er iets mee te doen!
Ezelsbruggetje: Post moet je EREN en nooit negéren!
Wat doe je na opening?
- Concentreren = met aandacht doorlezen
- Markeren = belangrijkste eruit laten springen
- Reageren = er iets mee doen of
- Delegeren = het aan een ander doorgeven of
- Elimineren = in de oud-papierbak doen of vernietigen of
- Stationeren = tijdelijk ergens neerleggen tot ....
- Perforeren = gaatjes erin en
- archiveren = netjes bewaren op een hervindbare plek
Vijf hoofdstappen om achterstallige post weg te werken:
- Voorbereiden
- Verzamelen en grof op soort sorteren
- Administratieve post op onderwerp sorteren
- Lezen en markeren
- Archiveren
Over stap 1: voorbereiden
Start vanuit de juiste houding: liefdevol, zonder oordelen naar hoe het is (zowel in, als om je heen), aandachtig en bereid alles onder ogen te zien, verlangend naar Ruimte en overzicht (je doel voor ogen), vastbesloten om te slagen (in contact met jouw wil om de situatie te veranderen), rustig, aanwezig in het Nu, zonder haast om klaar te komen, tot slot nog een vleugje humor erbij om jezelf met lichtheid te begeleiden.
Beslis hoe lang je bezig gaat. Ook hier geldt weer: meerdere kortere periodes bezig zijn, werkt effectiever, dan heel lang doorgaan. Werk maximaal twee uren achter elkaar. Houd dan in elk geval een korte pauze. Stop ruim een kwartier voor je tijd om is, om alles netjes af te ronden, zodat je ook echt klaar bent op de met jezelf afgesproken tijd.
Zet een kookwekker naast je!
Zorg nu eerst voor een vrij werkvlak. Dat kan bijvoorbeeld een (klap-)tafel, een bureau, een werkbank, een dressoir of zelfs een strijkplank zijn.
Leg dan je sorteerspullen klaar. Wat heb je nodig? L-mapjes (doorzichtig), gekleurde, doormidden geknipte vouwblaadjes, een dikke zwarte viltstift, een gele en een groene markeerstift, een briefopener, een doos (liefst met handgrepen) voor oud papier.
Hiervoor kan een zogenaamde boekendoos handig zijn. Die is een maatje kleiner dan een verhuisdoos, zodat hij vol papier ook nog te dragen is. Hij moet in elk geval minimaal A4-formaat hebben, zodat de meeste papieren er ongevouwen in kunnen liggen, een goede perforator, met een meetstokje, zodat de gaatjes allemaal op dezelfde plek komen, scheidingstroken of tabbladen, en een of meerdere ordners.
Over stap 2 : verzamelen
Verzamel nu al je (ongeopende) post die door het huis verspreid ligt. Beperk je tot je eigen post. Vind je post voor huisgenoten? Leg die in hun kamer of op hun bureau. Heb je alles verzameld, maak dan een grove sortering tussen reclame, tijdschriften, onbelangrijke post, privé post en administratieve post, zoals bankafschriften, rekeningen enzo. Maak nog niets open!
Is het erg veel, maak dan gebruik van (boeken-)dozen met daarop zo'n breed, geel plakbriefje waarop je het onderwerp schrijft. Die kun je ook netjes stapelen tussendoor. Gebruik hiervoor nóóit plastic tasjes!! Je ziet niet wat er is zit en ze zijn niet stapelbaar en geven naast wanorde veel visuele onrust.
Kies nu één stapel waar je mee gaat beginnen. Dat kan de reclamestapel zijn of juist de belangrijke post. Zitten er deurwaarders op je te wachten, begin dan zeker met de administratieve post. Anders kun je ook met de reclame beginnen, omdat je daar vaak snel over kunt beslissen en dus meteen veel ruimte krijgt.
Sorteren administratieve post:
Maak van de administratieve post eerst alle enveloppen open met een briefopener, zonder de post er al uit te halen. Daarna kun je achter elkaar alle post uit de enveloppe halen en sorteren op onderwerp. Let op: je gaat nog niet lezen!!
Voorbeeld: de eerste brief is van Nuon. Je schrijft met de dikke, zwarte viltstift "Nuon" op een half vouwblaadje en doet dat onderaan in een L-mapje. Vervolgens doe je de Nuon-brief er achter. Volgende brief: belastingen. Maak opnieuw een L-mapje met daarop 'Belastingen'.
Vouwblaadjes-etiketten
Zo ga je door tot je alle post ergens hebt ondergebracht, zonder dat je ook maar één brief leest. Kom je onderweg iets alarmerends (belangrijk en deadline) tegen, maak dan een L-mapje met een alarmtitel, zoals "Spoed", "NU", "Actie" of een andere voor jou passende titel.
Als er veel achterstallige post is, kun je dit niet allemaal binnen een paar uur doen. Je kunt tussendoor gewoon op elk moment stoppen. Je legt dan de al gemaakte L-mapjes op een stapel, maar op alfabetische volgorde, zodat je snel een onderwerp kunt vinden als je iets nodig zou hebben, want je weet dat het mapje Zorgverzekering bijvoorbeeld onderaan de stapel ligt. Zijn het veel mapjes, maak dan meerdere stapels, anders glijden ze van elkaar.
Over stap 3: Lezen en markeren
Als alles op onderwerp is gesorteerd, ga je mapje voor mapje afhandelen. Hoe je dit kunt doen, zal ik in Ruimtewijzer 6 uitgebreid behandelen, want anders wordt deze veel te lang. Bovendien denk ik dat je met stap 3 wel even bezig zult zijn.
Ga elke keer voor je echt stopt weer even rustig zitten en neem een paar minuten om waar te nemen hoe je er nu bij zit. Realiseer je dat, hóe je je ook voelt, het oké is! Waardeer wat je hebt gedaan, ook al is het minder dan je had gewild of gehoopt, maar waardeer ook je (eventuele) teleurstelling. Het gaat er niet om te voldoen aan bepaalde eisen, maar om in contact te zijn met hoe het is. Dát is leven in waarheid en dat geeft vrijheid.
Jalada Goddijn-Koopmans